Información de privacidad

1. Datos tratados

• Cuenta y organización: empresa, centro, correo del administrador, idioma y credenciales protegidas mediante hash.
• Personas empleadas: identificador o número de empleado, nombre visible, centro, cuenta, rol y estado.
• Jornada: entrada o salida, hora del servidor, fecha laboral, incidencias, correcciones y trazabilidad de cambios.
• Verificación: ubicación solicitada al fichar y, si la empresa lo configura, dos observaciones visibles cerca de la salida prevista; también precisión, distancia al centro, resultado GPS, resultado de red y dispositivo aprobado. Las observaciones de salida conservan únicamente resultado y hora, nunca coordenadas; las coordenadas exactas del fichaje solo se conservan si la empresa activa expresamente esa opción.
• Seguridad: identificador del dispositivo, versión de sesión, solicitudes de seguridad y un resumen criptográfico de la IP; los informes públicos no muestran la IP completa ni las coordenadas exactas.

2. Finalidades y bases jurídicas

• Prestar el servicio, autenticar cuentas, gestionar la prueba y atender solicitudes: ejecución del contrato o medidas precontractuales.
• Registrar la jornada y conservar evidencia laboral: instrucciones de la empresa cliente y sus obligaciones legales como empleadora.
• Prevenir accesos indebidos, duplicados y fraude: seguridad del servicio e interés legítimo, sujeto a evaluación y proporcionalidad.
• Enviar publicidad: no se realiza actualmente. Si se incorpora, requerirá una opción separada y revocable cuando corresponda.

La aceptación de las condiciones del servicio no se utiliza como consentimiento genérico para vigilar a empleados. La empresa debe informar a su plantilla de la finalidad, necesidad y configuración de la geolocalización antes de activarla.

3. Ubicación y red

El navegador solicita la ubicación durante una acción de entrada o salida. Si la empresa activa el aviso de salida, la página visible informa antes de realizar hasta dos observaciones cerca de la hora prevista; una página cerrada, bloqueada o en segundo plano no se utiliza para seguimiento. Las observaciones solo generan «posible salida» o «no concluyente» y nunca fichan automáticamente. Si la persona no concede el permiso, el resultado queda como no concluyente.

Conforme al artículo 90 de la LOPDGDD, la empresa cliente debe informar previamente de forma expresa, clara e inequívoca, escoger un método proporcional, limitar el acceso a responsables autorizados y comunicar si se retienen coordenadas exactas o únicamente resultados y distancias.

4. Destinatarios, proveedores y transferencias

El acceso se limita a la organización cliente según roles y al personal técnico autorizado que necesite mantener el servicio. Antes del lanzamiento deben identificarse el alojamiento, correo, soporte, copias de seguridad, pagos y demás subencargados, su ubicación y las garantías aplicables a cualquier transferencia fuera del Espacio Económico Europeo.

5. Conservación

El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores exige conservar los registros de jornada durante cuatro años. Esto no significa que las coordenadas exactas y todos los datos técnicos deban conservarse durante el mismo plazo: la política definitiva debe separar jornada, verificación, auditoría, cuentas, soporte, copias y facturación, y aplicar minimización a cada categoría.

6. Derechos

Las personas pueden solicitar acceso, rectificación, supresión, limitación, oposición y portabilidad cuando proceda, y reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos. Las solicitudes relacionadas con fichajes laborales deben dirigirse primero a la empresa empleadora, que es quien determina su uso; el prestador colaborará como encargado.

7. Seguridad y decisiones automatizadas

El servicio aplica separación por organización, control por roles, aprobación de dispositivos, protección de sesiones, auditoría, minimización de registros técnicos y copias de seguridad. Los estados GPS o red ayudan a clasificar un fichaje; no deberían utilizarse por sí solos para tomar decisiones laborales automáticas con efectos significativos.

La empresa puede configurar una duración máxima de turno. Si la activa, el sistema registra la salida a la hora real del servidor en que procesa el límite, deja auditoría y muestra un aviso corregible; nunca usa una observación GPS para crear esa salida ni retrotrae la hora al vencimiento teórico.